Fiche 3 : Projet de contenu
Un article de Guides CRéATIF - Espace de travail collaboratif.
Fiche 3 - Comment améliorer la visibilité des actions de mon EPN au sein de ma collectivité
Sommaire |
Tenir informé régulièrement vos interlocuteurs
Les élus locaux et les agents des collectivités seront d’autant plus réceptifs à votre Espace Public Numérique qu’ils en connaissent les missions, le mode de fonctionnement et les actions. C'est pourquoi il est indispensable de leur consacrer une communication spécifique se traduisant par l'envoi de documents sur les activités de l'EPN et d'invitations aux événements que vous organisez.
Lors d'un premier contact, il est opportun de demander à votre interlocuteur quels types de documents l'intéressent de façon à systématiser l'envoi à l'issue de la rencontre. Dans certains cas, en fonction de l'intérêt porté pour le domaine des technologies de l'information, il pourra souhaiter recevoir des informations techniques. Dans d'autres, l'information sera plus généraliste.
Envoyer le rapport annuel d’activités
Le bilan annuel est très souvent une condition de l'obtention de financements auprès des collectivités. Il est donc indispensable d'en faire parvenir un exemplaire chaque année à l'élu et l'agent territorial référents.
Ce bilan doit donner une visibilité aux réalisations menées par l'EPN grâce aux subventions qui lui ont été accordées, Il constitue également un moyen de valoriser les actions de l’EPN, notamment au regard de la satisfaction des publics et du bon usage des finances publiques. Un extrait du bilan peut être fourni à toute personne qui en exprimerait la demande.
Il doit être construit à partir de statistiques détaillées sur les publics et sur les activités de l'EPN en indiquant a minima la fréquentation du lieu (nombre d'usagers), le nombre de séances d'initiation ou d'ateliers, la répartition des usagers (âge, sexe, catégorie socioprofessionnelle par exemple) et leur origine (quartiers, commune, extérieur). Une comparaison avec les caractéristiques sociologiques de la population locale (catégories socioprofessionnelles, proportions sur le territoire de jeunes, personnes âgées, demandeurs d’emploi…) est généralement appréciée. Des outils tels EPN Admin (http://epnadmin.net/), Cybermin (http://www.cybermin.org) ou l’outil du portail Cyber-base facilitent la réalisation de cette partie du bilan. Ils permettent également de fournir des statistiques régulièrement ou à la demande.
Il est également intéressant de mettre en avant, à l'aide d'enquêtes par questionnaires auprès de vos usagers, le niveau de satisfaction des usagers. Enfin ce rapport doit mettre en évidence les différentes sources de financement (institutions publiques, partenaires, fonds privés, recettes… et fonds propres) ainsi que les principaux postes de dépenses en différenciant les coûts de fonctionnement (salaires, abonnement internet, frais de location, etc.) et des coûts d’investissement (achat d'équipement, travaux, etc.). Pour les EPN associatifs, il peut être intéressant de remettre ce rapport d'activités en invitant l'élu et l'agent référent de sa collectivité à l'assemblée générale de l'association qui porte l'EPN. Valoriser les réalisations et projets de l'EPN.
Il est important de mettre en avant auprès des élus et des agents territoriaux le dynamisme de votre EPN en mettant en avant les travaux produits par les usagers dans le cadre d'ateliers ou des productions multimédias réalisées (site web, blog, etc.). Il convient d'insister plus particulièrement sur les réalisations qui concernent la collectivité ou qui impliquent directement ses habitants comme les projets de mémoires de quartier ou les productions collectives. Leur valorisation peut s'appuyer sur la rédaction et l'envoi d'une fiche pratique qui reprend les principaux contenus, une présentation des habitants impliqués, les partenaires associciés et les résultats obtenus.
Proposer une présence sur les outils de communication de la collectivité
Faire parler l'EPN dans les publications de la collectivité (bulletin municipal, lettre de l'intercommunalité, etc.) assure une meilleure reconnaissance de l'EPN tant par les citoyens que les acteurs de la collectivité. Il s'agit d'y présenter le rôle de l'EPN et d'indiquer le plan d'accès et les horaires d'ouverture, mais surtout de communiquer régulièrement autour d'une activité, d'un projet ou d'une manifestation. Il est donc important d'envoyer des informations sur les actions et événements organisés par votre EPN aux personnes en charge des publications de la collectivité, en général le service communication quand il existe.
Proposer que soit publiée la liste des EPN sur le site web de la collectivité est un bon moyen de faire connaître votre EPN auprès du public mais également d'être reconnu comme service à part entière par la collectivité. Pour cette dernière, il permet d'enrichir son site en présentant un nouveau service à la population et valorise ainsi son effort en matière d'initiation de ses administrés aux technologies numériques.
La publication d'articles dans la presse locale peut également renforcer la reconnaissance du rôle de l'EPN par les collectivités, la plupart d'entre elles réalisant une revue de presse sur les actions concernant son territoire. L'envoi de communiqué de presse aux journalistes est donc à envisager lors de l'organisation de manifestations pouvant conduire à la rédaction d'un article dans la presse.
Proposer des services à la collectivité
N'hésitez pas à proposer l'organisation d'actions de sensibilisation en direction des élus ou des agents, par exemple des stages d’initiation aux outils numériques (tels que les blogs politiques, le vote électronique, les outils de l'administration électronique, etc.
Enfin, la mise à disposition du lieu pour les élus à l’occasion de réunions ou de manifestations qui peuvent impliquer l'EPN ou votre participation, avec vos ressources humaines et techniques, aux évènements organisés par la collectivité sera toujours appréciée.
En savoir plus
- Les principaux outils de statistiques
- Exemple de rapport d'activités : http://www.epne.fr/spip.php?article114 ou http://tic.vikman.fr/documents/epnbn/rapport_epn_07.pdf
- Guide « Comment faire connaître son lieu d'accès public à Internet », ARDESI
- Exemple de communication d'un EPN sur le site de la mairie : la cybercommune de La Bouëxière (35)
Trois questions à se poser
Ai-je les outils pour sortir facilement des statistiques pour produire mon rapport d'activités ? Quels sont les documents envoyés régulièrement à ma collectivité ? Quelles actions de communication en direction de la collectivité déjà menées ont été les plus efficaces ?
