Proposition de MEDIActeurs
Un article de Guides CRéATIF - Espace de travail collaboratif.
Mémoire technique et devis
Réalisation d’un kit de fiches de présentation et d’action pour la valorisation des EPN, à l’usage des animateurs
Caisse des Dépôts / Association CREATIF
FEVRIER 2008
Table des matières
1. COMPRÉHENSION DES OBJECTIFS D’INTERVENTION
1.1 OBJECTIFS
1.2 APPROCHE RÉDACTIONNELLE PROPOSÉE
1.2.1 DES FICHES CLAIREMENT STRUCTUREES
1.2.2 UNE MISE EN EXERGUE DES ÉLÉMENTS CLEFS
1.2.3 DES RESSOURCES PERMETTANT D'APPROFONDIR LES CONNAISSANCES DU SUJET
1.3 APPROCHE EN MATIÈRE DE CONTENUS
2. MÉTHODOLOGIE
2.1 DÉMARCHE PROPOSÉE
2.1.1 PREMIÈRE ÉTAPE
2.1.2 SECONDE ÉTAPE
2.2 CALENDRIER PRÉVISIONNEL
3. LE CONSULTANT
3.1 PROFIL ET COMPÉTENCES
3.2 ATOUTS ET CONVICTIONS
1. Compréhension des objectifs d'intervention
1.1 Objectifs
L'arrivée de nouveaux élus et chargés de mission en mars prochain est l'occasion pour les animateurs d'Espaces Publics Numériques (EPN) d'envisager de nouvelles perspectives de collaboration avec les collectivités territoriales dont leur structure dépend.
Souvent confrontés aux interrogations et aux scepticismes de leurs interlocuteurs qui n’ont pas toujours une culture des technologies numériques, les animateurs sont parfois désarmés pour faire comprendre leur rôle et leurs missions et proposer des collaborations ou des partenariats. Par ailleurs, ils ne disposent pas toujours d'une connaissance précise du fonctionnement et des mécanismes inhérents aux collectivités territoriales.
Le kit de fiches doit permettre aux animateurs de mieux intégrer leur espace dans les politiques publiques en les aidant à construire auprès des élus et des chargés de mission un discours convaincant, empruntant le vocabulaire des collectivités et s'éloignant du langage des techniciens de l'informatique. Ce kit doit également faciliter la mise en oeuvre de collaborations avec la collectivité, en permettant à l'animateur d'imaginer puis de proposer des modes de coopérations et de partenariats avec les acteurs publics dont les missions ou les services recoupent ceux de son EPN.
Accompagner les animateurs dans leur manière d'approcher, de dialoguer et de collaborer avec les collectivités territoriales doit enfin permettre une plus grande prise en compte des acteurs de l'accès public à internet, à un moment où l'on parle d'une meilleure reconnaissance du secteur par les pouvoirs publics.
1.2 Approche rédactionnelle proposée
L'approche rédactionnelle que nous proposons ici s'appuie sur l'expérience acquise lors de la rédaction de plusieurs ouvrages pratiques, qu'il s'agisse du guide SIG de la Région PACA (http://www.mediacteurs.net/sig.pdf), des fiches méthodologiques (http://www.mediacteurs.net/fdf.pdf) ou de l'ouvrage « Le multimédia, internet et les associations » rédigés pour la Fondation de France.
1.2.1 Des fiches clairement structurées
Nous suggérons que chaque fiche soit structurée en plusieurs paragraphes commençant systématiquement par un intitulé formulé par un verbe ou par une question. Chaque paragraphe est ainsi une réponse argumentée à la question posée. Les intitulés rassemblent l'ensemble des interrogations qu'un animateur se doit de se poser sur le thème de la fiche.
Le principe est de combiner une approche de type vademecum et un mode de lecture s'inspirant des foires aux questions (FAQ). Cette formule permet également au lecteur de se projeter facilement en situation d'entretien avec un interlocuteur.
1.2.2 Une mise en exergue des éléments clefs
Nous proposons que chaque fiche fasse l'objet d'un encart mentionnant les points clefs à retenir. Cet encart permet au lecteur de s'assurer de la bonne compréhension des éléments essentiels des thèmes abordés dans la fiche.
1.2.3 Des ressources permettant d'approfondir les connaissances du sujet
Nous proposons que chaque fiche dispose d'un encart spécifique indiquant une liste non exhaustive de ressources permettant au lecteur d'approfondir le sujet traité. Il peut s'agir de ressources en ligne ou d'ouvrages papier.
Cette approche est résumée dans la proposition suivante de structure d'une fiche type.
Intitulé 1
Texte du paragraphe 1
Suite du texte du paragraphe 1 si nécessaire
Intitulé 2
Texte du paragraphe 2
Intitulé 3
Texte du paragraphe 3
1.3 Approche en matière de contenus
Nous suggérons d'organiser le kit de fiches en suivant les différentes étapes logiques de la rencontre entre l'animateur et la collectivité, en commençant en amont avec la prise de rendez-vous jusqu'à la fin de l'entretien avec par sa restitution. Nous pensons en effet, que cette approche permet à l'animateur d'avancer pas à pas dans la préparation de la rencontre, éventuellement de manière discontinue après avoir avancé sur une des étapes de la préparation. Elle permet également de se concentrer sur la fiche la plus adaptée au niveau d'avancement du lecteur. On peut en effet imaginer qu'un animateur se concentrera davantage sur certaines fiches consacrées à construire son argumentaire la veille de son entretien et lira davantage les fiches concernant le fonctionnement des collectivités plusieurs semaines auparavant.
Les « fiches méthodologiques » sont destinés à aider l'animateur à bien se repérer dans le monde des collectivités territoriales, en comprenant leur fonctionnement et en maîtrisant les notions de compétence et de décentralisation. La question du statut de l'EPN , associatif, communal ou autre, est un point d'entrée essentiel pour bien appréhender ces notions. Les illustrations sous forme de schémas devraient permettre de faciliter la compréhension du lecteur. Des ressources complémentaires en ligne seront fournis pour aller plus loin selon le niveau de connaissance du lecteur.
Il nous semble intéressant de prévoir trois fiches méthodologiques, correspond à trois étapes bien distinctes de la préparation.
La première « Comprendre le fonctionnement des collectivités » doit donner une vision d'ensemble du secteur. Elle doit permettre de positionner l'EPN par rapport aux collectivités mais également vis-à-vis des intercommunalités.
Moins théorique, la seconde doit aider l'animateur à préparer la prise de contacts. Elle permettra d'aider à repérer qui fait quoi au sein de la collectivité territoriale en s'appuyant sur les organigrammes et la répartition en services. Elle aidera à prendre en compte les priorités du territoire. Cette fiche doit in fine permettre d'identifier les bons interlocuteurs susceptibles d'être à l'écoute de l'animateur.
La troisième fiche doit, à notre avis, aider l'animateur à préparer l'entretien une fois les interlocuteurs identifiées. A ce stade, on peut imaginer que l'animateur sait qui il rencontrera et cette fiche pourrait s'intituler « Préparer l'entretien ». Elle donnerait notamment les clefs essentielles sur la meilleure manière d'aborder l'entretien et sur les aspects pratiques : apporter une plaquette, préparer des données chiffrées et des statistiques, etc.
La deuxième série, composée des « fiches enjeux », est destinée à aider l'animateur à construire son argumentaire. L'animateur n'est plus en phase de préparation mais en face de son interlocuteur. Il doit donc être armé pour présenter sa structure et en défendre le bien-fondé, montrer en quoi elle participe au développement local puis être force de proposition pour des collaborations et des partenariats.
Nous pensons que 3 fiches peuvent suffire.
La première fiche doit aider l'animateur à présenter son EPN, ses missions, son histoire et comment son action s'inscrit dans une politique plus générale de lutte contre la facture numérique. Elle montre à l'animateur comment, à travers l'appartenance à des réseaux, la conduite des actions qu'il mène, l'EPN participe à une mission de service public.
La deuxième doit donner les clefs à l'animateur pour présenter les services offerts par l'EPN et les publics auxquels ils s'adressent. Il s'agira d'insister sur le rôle central de médiation des animateurs entre les personnes et l'outil informatique. Cette fiche insistera également sur les impacts des actions conduites par les EPN auprès de ses publics.
La troisième fiche aide l'animateur à présenter les contributions de l'EPN au développement local, en mettant en exergue la capacité des EPN à conduire de projets auprès des catégories de publics très variées.
Les « fiches actions » doivent aider l'animateur à proposer des axes de collaboration et des partenariats selon les thématiques qui correspondent aux compétences l'interlocuteur rencontré. Une première fiche générique doit aborder cette problématique sans traiter d'une thématiques en particulier. Son objectif est d'aider l'animateur à définir sur quelles thématiques prioritaires des partenariats peuvent être construits en tenant compte du contexte géographique (milieu rural, quartier politique de la ville, ,etc.), social (nombre de demandeurs d'emploi, personnes en difficulté, etc.), ou démographique (personnes âgées, scolaires, jeunes, etc.). La prise en compte d'un certain nombre de critères permettra ainsi à l'animateur de proposer des actions et des partenariats qui correspondent bien aux préoccupations de son interlocuteur.
Nous estimons qu'il existe 4 grandes thématiques bien distinctes qui correspondent à des interlocuteurs bien distincts et souvent à des services spécifiques.
Une première fiche pourrait porter sur le développement économique, l'emploi et la formation. Elle s'intéressait aux actions menée par les EPN en matière de formation des artisans et des TPE, aux dispositifs de formation à distance et bien entendu à l'accompagnement à l'emploi, notamment dans le cadre des partenaires avec l'ANPE.
La deuxième fiche pourrait traiter de l'action sociale, de la santé et et de l'administration. Il s'agit notamment de s'intéresser aux actions que peuvent conduire les EPN en matière d'accompagnement des personnes en difficultés. Les exemples de partenariats entre CCAS et EPN pourront être mis en avant.
Une troisième thématique pourrait aborder les thèmes de la culture et la citoyenneté. Elle traite notamment des activités menées par les EPN en matière de création de contenus multimédia.
La dernière s'intéresserait aux questions de l'enfance et de l'éducation, en tenant compte notamment de l'apport des EPN aux écoles.
En résumé, le kit serait composé des 11 fiches suivantes :
Fiche 1 - Comprendre sa collectivité
Fiche 2 - Identifier les bons interlocuteurs
Fiche 3 - Préparer l'entretien
Fiche 4 - Présenter son EPN, son rôle et ses missions
Fiche 5 - Mettre en exergue les services et l'accompagnement des publics
Fiche 6 - Présenter l'impact de l'EPN sur le développement local
Fiche 7 - Proposer des collaborations et des partenariats
Fiche 8 - Développement économique, emploi et formation
Fiche 9 - Actions sociale et administration
Fiche 10 - Culture et citoyenneté
Fiche 11 - Education et enfance
2. Méthodologie
2.1 Démarche proposée
Nous proposons de travailler en deux grandes phases :
− une première étape de construction du format des fiches et de leurs contenus − une seconde étape de rédaction des contenus
Chacune des phases fait l'objet d'une validation par le comité de pilotage.
2.1.1 Première étape
L'objectif de cette étape est à la fois de préciser le format type des fiches et la plan détaillé de chaque fiche du kit.
Suite à une première série d'échange avec les commanditaires et en tenant compte des propositions effectuées en partie 1 du présent document, le consultant rédigera un premier livrable comprenant :
• la structure type des fiches ;
• un plan détaillé précisant pour chaque fiche l'intitulé de chacun des paragraphes ainsi que les encarts envisagés (exemples, témoignages et schémas)
Ces documents seront soumis au comité de pilotage pour amendement et validation puis d'être présenté en ligne au groupe de travail pour commentaires et propositions.
Une première fiche complète, choisie avec le comité de pilotage, est rédigée et soumise pour approbation au comité de pilotage. Elle permet de valider le format des fiches et de s'assurer que le style rédactionnel adopté est adapté aux attentes des commanditaires.
Une fois l'ensemble de ces documents validés, la fiche type pourra être fournie au maquettiste retenu pour effectuer la mise en page, ce qui permettra un gain de temps significatif en vue de l'impression des fiches. A noter que des contacts de professionnels qualifiés en matière de publication assistée par ordinateur et de graphisme peuvent être proposés si nécessaire aux commanditaires.
2.1.2 Seconde étape
La seconde étape concerne la rédaction des fiches à proprement parlé.
Le plan détaillé de chaque sera mis en ligne sur un outil de travail collaboratif . Il peut s'agir du wiki proposé par CREATIF. L'utilisation d'un traitement de texte en ligne comme Google Documents (http://docs.google.com/) ou Zoho Writer (http://writer.zoho.com) ou ThinkFree (http://www.thinkfree.com/) que nous avons testé avec succès dans le cadre d'autres missions nous semble également bien adaptée. Quel qu'il soit, cet outil permettra à l'ensemble des membres du groupe de travail de suggérer et orienter vers des contenus et ressources utiles pour la rédaction de chaque fiche. Parallèlement, le consultant effectuera un travail de collecte d'informations et commencera les entretiens, notamment pour recueillir les citations, les exemples et les témoignages.
Les fiches feront alors l'objet d'une première rédaction complète puis seront soumises aux membres du comité de pilotage et du groupe de travail par le biais de l'outil collaboratif. Chaque membre pourra effectuer ses commentaires sur chacune des parties du document.
Le consultant procédera à à la correction des fiches et présentera au comité de pilotage une seconde version complète les fiches pour validation.
2.2 Calendrier prévisionnel
Nous proposons d'organiser la mission selon les étapes suivantes :
Semaine 10 (du 3 au 7 mars)
✔ démarrage de la mission
✔ entretiens avec les commanditaires
✔ présentation d'une structure type de fiche
✔ rédaction d'un plan complet détaillé du kit sur la base d'une première série
d'entretiens avec les commanditaires
Semaine 11 (du 10 au 14 mars)
✔ Réunion avec le comité de pilotage destinée à finaliser et valider les deux documents
soumis en semaine 9
✔ Rédaction complète d'une première fiche
Semaine 12 (du 17 au 21 mars)
✔ Présentation des deux documents et de la première fiche au groupe de travail
✔ Prise en compte des remarques
✔ Validation de la structure de la fiche et du plan détaillé du kit
✔ Démarrage de la collecte des contenus
Semaine 13 et 14(du 24 mars au 4 avril)
✔ Entretiens destinées à alimenter les encarts illustratifs(exemple, citations et
témoignages)
✔ Rédaction d'une première version complète des fiches
✔ Présentation de cette première version au comité de pilotage pour examen
Semaine 15 (du 7 au 11 avril)
✔ Présentation des fiches au groupe de travail pour remarques et commentaires
Semaine 16 et 17(du 14 au 25 avril)
✔ Prise en compte des remarques et intégration des commentaires du groupe de travail et
du comité de pilotage
✔ Livraison d'une seconde version des fiches
✔ Validation finale
3 Le consultant
3.1 Profil et compétences
Diplômé de l’Institut National des Télécommunications et d’un DESS Pratiques Sociales du Développement, Benoît Dumolin a dirigé entre 1995 et 1999 l'association GlobeNet, premier fournisseur de services Internet aux associations. Il a ensuite fondé et dirige depuis 2000 le cabinet MEDIActeurs.
Il accompagne les collectivités territoriales et le tiers-secteur dans la définition de leurs stratégie numérique et dans la conduite de projets, dans l'identification des usages et des services et dans les choix les plus adaptés en matière d’outils numériques.
Ses interventions en matière d'animation de réseaux ont pour objectif de mettre à la disposition des professionnels les outils et méthodes leur permettant d’animer un réseau d’acteurs travaillant autour d’une problématique commune, en continu ou sur une durée limitée.
3.2 Atouts et convictions
La réalisation de cette mission nécessite de combiner les savoir-faire suivantes :
✗ Une connaissance pratique des questions relatives à l'accès public à Internet.
MEDIActeurs a accompagné la Région Provence Alpes Côte d'Azur dans la conception, le déploiement et l'évaluation d'une plate-forme régionale d'animation des Espaces Régionaux Internet Citoyen. Il a animé pour la Ville de Lyon des ateliers thématiques à l'endroit du réseau des EPM Lyonnais.
✗ Une bonne capacité de synthèse et de rédaction
Le consultant a rédigé plusieurs ouvrages et guides pratiques sur les usages des technologies de l'information. L'ouvrage rédigé pour la Fondation de France « Internet le multimédia et les associations » rédigé en 2000 a permis à de nombreuses associations de découvrir et de s'approprier les outils numériques. Les fiches méthodologiques (Consultables également sur http//www.mediacteurs.net/fdf.pdf) en ligne sur le site de l'OTEN ont constituées une suite logique à ce premier document. Le cabinet a rédigé un guide pratique (http//www.mediacteurs.net/sig.pdf) sur l'information géographique pour la Région PACA. Il a également produit des monographies et une étude pour l'Observatoire des Territoires Numériques,
L'expérience nous a montré que les difficultés en matière de guide pratique traitant de technologies numériques proviennent rarement d'un manque de contenus mais plutôt de la nécessité de synthétisée dans un langage clair du sujets qui peuvent être techniques.
✗ Une bonne connaissance du monde des collectivités territoriales et des dispositifs d’aménagement du territoire (contrats de territoire, contrats de plan/projet,…)
MEDIActeurs accompagne depuis plusieurs années les Régions Provence Alpes Côte d'Azur et Rhône-Alpes dans le soutien qu'elles apportent aux collectivités territoriales en matière de développement des technologies de l'information (programmes Territoires Numériques, Leader+ et Terres à Clic)
Cette expérience nous aidera à construire des points d'argumentaire adaptés aux élus locaux et chargés de mission auxquels nous sommes régulièrement confrontés dans le cadre des projets mis en oeuvre dans les territoires que nous accompagnons.
